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契約書の管理方法

2009年05月30日
企業法務についてのあれこれの雑記さんや、dtkさんのところで、「契約書の管理」が話題になっているので、私も少し。

企業法務についてのあれこれの雑記のコメント欄にも書いたのですが、今の会社に私が入社したとき、契約書は、「あのファイルにあるかも知れないし、このファイルにあるかも知れないし、そこの山の中にあるかも知れない」というような混沌の中にありましたので、契約書を探し出すだけで数日かかるような有様でした。
この1年間で、一応全て整理したのですが、やはりどのような管理方法を取るかは悩みました。

この1年間にやったのは、「とりあえずの整理」なので、

①本業に関わる契約書
②自社から他社への業務委託契約等
③融資に関する契約書
④不動産に関する契約書
⑤弁護士・会計士・コンサル会社等との顧問契約など
⑥自社への出資等に関する契約書

といった分野ごとに契約書を分け、クリアポケットに入れた上で、キングジムの2穴式の分厚いファイルに綴じこんでいきました。

そして、Excelに、
①相手先名
②契約書名
③契約の種類
④締結日
⑤契約期間満了日
⑥自動更新の有無
⑦その他注記
などを打ち込んで、「はい終わり」という、非常に原始的かつ簡易な保管方法をとりました。
(kataさん、参考にならずすみません)

しかしそうは言っても、これだけで随分検索性は向上しました。
少なくとも、他部門から「あの契約書が見たい」と言われれば、数分以内には出してこれる状態にはあるので、とりあえずのところ不自由はしていません。

今後、Excel管理からAccess管理に切り替えることや、PDF化することを考えているのですが、kataさんのおっしゃるように、Access管理は、レポートを作成する機会が多い場合を除き、意義は小さいかと思います。
ですので、dtkさんのところと同じように、「ExcelとPDFをリンクさせる」というレベルが、私の会社では最適な管理レベルなのではないかと考えています。
この点、いろんな会社から、「契約書管理ソフト」なるものが出ていますが、概ねこのくらいの管理レベルのようなので、自社で作れば足りるのではないかと思います。


そもそも契約書を法務が管理すべきなのかどうか、という問題については、どうなんでしょう。それぞれの会社にとって、主な契約がどのような契約なのかにもよるとは思いますが、私が以前勤めていた飲料メーカーでは、契約書の内容によって、各部署(又は営業所)保管のものや、法務保管のものと分かれていました。
その会社で最も多く作成される契約書は「自動販売機設置契約書」であったので、これは契約書の種類や数(赤い自動販売機の数だけ、契約書がある)からして、法務が保管する必要性は乏しいと思います。



公文書の管理方法についてもいろいろと騒がしいのですが、会社における文書管理というものも結構重要な問題です。しかしその方法論についてはこれまであまり論じられていないだけに、企業法務系のブログで、こうして皆さんが取り上げて下さると、とても参考になります。



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Comment
できるところから、が一番良いと思います。
こんばんは。
pdf化して、エクセルの一覧表とリンクさせるという形だと、「あれない?」と質問が来てもPC上で検索して、pdfをメールに添付して返信して終わり、とか出来て、いちいちオリジナルを探す必要が減って便利です。

それでは。
dtkさん、こんにちは。

そうですよね。
「できるところから」ですね。

私もこの1年は、とりあえずの整理をやってきたので、今後少しずつ、最適な管理方法を探っていきたいと思っています。
そのうえで、皆さんの管理方法を知るのは、とても参考になります。
単純に興味がありますし(笑)

ではでは。
まだまだ模索中
ごんべえさん、はじめまして。

いわゆる契約書管理ソフトというものは、私は使ったことがないのですが、EXCEL(或いはACCESS)管理で十分だと思います。
そのうえで、dtkさんがコメントしているように、PDF化した契約書ファイルを特定のフォルダに保存し、EXCELと紐付ける、というのが理想系のように思います。

契約書の管理法については、検索ワードで常に上位にくるので、あらためて書いてみたいと思っています。

ではでは。
今後ともごひいきにお願いします。
契約書の管理方法
管理人さん こんにちは

>PDF化した契約書ファイルを特定のフォルダに保存し、EXCELと紐付ける、というのが理想系のように思います。

契約書をDocuworksなどで共通ファイルに収納することですね。Excelではおおまかなこと、契約書の名前、日付、相手先名を打ち込んで、
具体的な文言の検索はDocuworksで
するのですね。と私は受け止めました。いかがでしょうか。

名前を入力しないと「ごんべえ」さんになってしまうのです。
ごんべえさん、いつもコメントありがとうございます。
Docuworks というソフトを使ったことがないので、詳しいことはわからないのですが、以前導入を検討したことがあるので、多少の知識はあります。
おそらくDocuworks を使用すれば、ExcelやAccessは不要になるかと思います。イメージファイルを保存したフォルダを辿っていったり、検索をかけることによって、即座に契約書を閲覧できるかと思いますので。
ただ、同じようなことはExcelなどでも可能です。
共有フォルダなどに保存した契約書のイメージファイルへのパスを、契約書の概要(種類・相手先・契約書名・契約期間など)と共に記載しておき、ハイパーリンクを貼っておけば、「Excelで契約書を特定→ハイパーリンクで契約書を閲覧」ということが可能になります。
いずれにしても契約書をイメージファイルにする手間はかかってしまうので、現在の私には手がつけられないのですが、そのような方法が理想形ではあるな、と思っています。
説明になっているか不安ですが、またご訪問下さい。
ではでは。
契約書の管理方法
管理人さん ありがとうございました。

このブログは使えるのでまたおじゃましますのでよろしくお願いします。

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