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契約書の管理方法 その2

2009年09月07日
以前のエントリーで、契約書の管理方法について書いたことがあるのですが、相変わらず「契約書の管理方法」で検索してこのブログに辿りつかれる方が多い状況です。
やはり皆さん、契約書の保管方法には頭を悩ませているようです。

企業法務の仕事をしていると、大量のデータや書類を扱うことになるので、その管理については、工夫が必要になります。
中には片っ端から書類を保存しておく人もいますが、私は基本的に「捨てられるものは捨てる」というスタンスで書類を処理しています。
どこかでまた入手できる可能性があるものも、ほぼ捨てます。
「捨てるかどうか、いずれ判断しよう」と、とりあえず保管しておくのは、最も避けるべき方法であり、基本的にはその都度、保存の必要性を判断することが肝要です。
このあたりのことは、下記の本が非常に参考になるので、是非一度読んでみて下さい。

なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 4.0
(2009/03/18)
ケリー・グリーソン

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しかしそうはいっても、契約書は普通捨てられませんよね。
そこで、いかにして保存をするかということが重要になってくるのですね。

契約書の保管方法には分野別に保管する方法と、検索性を重視する保管方法があると思います。
前者は、契約書の種別ごとに分ける方法。後者は「あいうえお順」や契約書に番号をふって管理する方法です。
私が採用している保管方法は、そのハイブリッド。
基本的には分野別におおまかに分類しますが、その分野の中では「あいうえお順」に並べておきます。
さらにこれとExcel(又はAccess)と連動させることによって、例えば「A社との業務委託契約ある?」と聞かれたら、即座にExcelで抽出し、該当の契約書をキャビネットから抜き出してきます。この間およそ2分といったところ。

私の会社の規模では、このレベルの管理で現状は十分です。
ただ、先日コメント欄に書いたのですが、共有フォルダに契約書のPDFファイルを保存しておいて、Excelにハイパーリンクを貼っておけば、より素早く該当の契約書を参照できるので、そのうちには、そのような管理手法をとりたい、とは思っています。

ちなみに、契約書の種類に関係なく番号をふってExcel検索をかける、という手法もいいかな、と思っているのですが、そのような方法をとっていらっしゃる方は、ご意見を下されば幸いです。





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Comment
とりあえず入れる
こんばんは。前職の最後にいた海外の契約を見ていたところでは、種類を問わず、ナンバリングして、紙は袋ファイルにいれて、並行して電子化して、pdfをエクセルにリンクさせて、ということをしていました。分類に迷わないで済むというのは一つの利点かと思います。
dtkさんこんにちは
種類を問わずナンバリング、というのもやはり実際にあるのですね。
「超整理術的契約書保管方法」とでも言うのでしょうか(笑)
でも、Excelに紐づいていれば、ノープロブレムではあるので、むしろ効率的なのかも知れない、と最近考えています。
ではでは。
契約書の管理
こんにちは

契約書の文書管理は
1.プロポーザルの段階
2.往復書簡(契約を締結するまでのやりとり)
3.契約締結
4.3の契約にもとづいたクレーム
処理

1と4に関してはPDF化してデスク
トップに収めることができると思い
ますが、2と3はどういうように
処理していますか。

だれかれも相手方に文書でやりとり
するのも収拾がつかなくなってしまうので責任者にいったんメールで送って、責任者が相手方の企業で送って、その往復書簡をナンバーリング
してデスクトップに収めているのでしょうか。

2と3に関してなんらかのルール化すればだいぶ業務がはかどると思い
ます。
ごんべえさんへ
ごんべえさん、コメントありがとうございます。

ごんべえさんのご質問・ご指摘は確かに大きな課題でもあるので、私の会社の現状について、別エントリーで書いてみたいと思います。
それまで少々お待ち下さい。

ではでは。

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