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契約書の管理方法 その3

2009年09月09日
契約書の保管方法については、1回目2回目と、私なりの方法をご紹介してきました。
この話題については反響が割と大きいのですが、今回頂いたコメントの中に、「契約締結の過程をどう残しておくのか」、というご質問があったので、これについても、私なりの方法をご紹介したいと思います。


基本的な考え方としては、「あらゆる記録を残しておくことが、リスクヘッジとしては最も有効である」というものです。
それは、メール・FAX・書面など、残しておけるものは全て残しておくという方法で、最も「安心」な方法でもあります。
しかし、証券会社などの余程訴訟リスクの高い業種でもない限り、このような手段を採ることは、「思考停止」に陥っていることの証左であり、判断をしていないことの表れだと思います。

関係書類を片っ端から保存しておくのは、捨てるかどうかの判断をする必要がないうえに、書類がなくならないので「安心」です。

でも、必要なときに必要な書類を速やかに探し出す、という局面においては、あまりに無駄が多いし、そもそも保存場所もタダではないのですから、会社資産を無駄にしているとも言えます。

そこで、「安心」と引き換えに、ある程度のリスクを覚悟のうえ、保存しておくべき書類と処分してしまう書類を判断することが必要となります。


以上が私の書類管理に関する基本的な考え方です。
そこで、頂いたコメントに対する私なりの回答です。

①書面として保存しておくものは「契約書原本」のみ。
②その代わり、契約書締結の経緯をある程度起案者に記載してもらった「稟議書」を別途保存する。
これである程度、契約締結の経緯は記録として残せます。
さらに詳細な記録として、
③契約締結交渉時のWordファイルには必ず「変更履歴」と「コメントの挿入」を行う。
④それらを、「draft1・draft2・fnl」などと作成日を含めたファイル名にして、保存しておく。

以上を行うことで、契約書原本と稟議書で第一次情報を得ることができ、Wordファイルを見ることで、さらに詳細な交渉経緯を確認することができます。
「変更履歴」はある意味常識ですが、「コメントの挿入」を行うことで、こちらがどのような理由でどのような提案をしたのかが、記録として残ります。
そうすれば、メール等の往復文書は、あってもなくても(あればラッキーですが)そう大きな問題にはなりません。

ただし、契約内容について社内協議を行った際のメモなどは、「保存文書」と名づけたファイルに、ある程度の期間(1ヶ月から3ヶ月程度)保存しています。これは契約当初に文言の解釈などで質問を受けることがあるので、その際に契約締結の経緯を速やかに思い出すための措置です。


ここまでやって、それでも必要な記録が残っていなければ、「ないものはない」だとか、「そんなものは捨てちまったよ」と、開き直ることにしています。
しかし、「あればベストだけど、ないものはない」で、片付くことも実際には案外多いように感じています。
むしろ、書類キャビネの中が書類であふれかえっているのは、精神衛生上もよくないですし、何より、繰り返しになりますが、却って効率を落としてしまいます。


昨年、「文書管理規程」を作ったので、おいそれと書類を捨てられない状況になっているのですが、くれぐれも「思考停止」や「安心」のために書類を保存するという愚はおかさないようにしたいものです。








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Comment
どこを重視するかでは?
アメリカでのディスカバリー手続きとかを想定すると、きちんとルールを作って、それに基づき全部きちんと捨てることが重要な気がしますが…、どこに重点を置くか、で答えが違ってきそうですねえ。
確かにそうですね。
dtkさん、こんにちは。
お昼のファストフード店からコメントしてます。

私の勤める会社では、ディスカバリー手続きまで考慮する必要は(現時点では)ないのかな、と感じています。というよりもむしろ、そこまで考慮するレベルの管理状態ではありませんでした。

dtkさんのおっしゃるとおり、どこに重点を置くか、というのがポイントなのだと思います。
まだその「重点」を模索中であったりするのですが・・・

ではでは。
何かルールがあるのでは
こんにちは

先の私のコメント2と3でなく2と
4です。

どこか外国の会社と業務提携をするとしましょう。
>>1.プロポーザルの段階
どちらかが雛型を提示
2.往復書簡(契約を締結するまでのやりとり)
3.契約締結
4.3の契約にもとづいたクレーム
処理

1と3に関してはPDF化してデスク
トップに収めることができると思い
ますが、2と4はどういうように
処理していますか。

2に関してはどうでしょうか。
会社から権限を受けた人からmailではないと受け付けないとかFaxであればその人のサインが必要
といった決め事は会社間でしないのでしょうか。
それと会社間でのこのJobに関して
の文書管理規定、ちゃんとした会社
であれば文書管理規定があり、それをProjectにもあてはまる。

内部管理上、契約締結までのプロセスとか契約締結後のクレイム処理は
どれだけその会社の文書管理能力が
あるかどうかによって対外交渉力が違ってくると思います。

最近の契約管理ソフトはこういう機能があるのかな。。。

PS:古いコメントをみるのにはどの
ようにすればいいのでしょうか。




ごんべえさん、毎度です。
「古いコメント」については、画面左端に、ある程度までリンクされていますよ。

まず、「4」のクレーム処理についてですが、基本的には「トラブル」のファイル(キングジムのドッチファイルなど)を準備し、そこに簡単な経緯をまとめたものと、メールや書面を保存しています。
大きなトラブルについては、A4の紙ファイルを一冊準備して、そのトラブル専用のファイルを作ってしまいます。

契約締結までの往復書簡については、メールであればいつでも検索して読むことができます(とは言え、メールも文書管理規程上の「文書」と定義していますので、一定期間が経過したら処分することにはなっています)。書面については重要そうなものであればPDF化して保存します。

しかし基本的に私の考え方としては、保管しておくコストの方が、書類がないことによるロストよりも(場合にもよりますが)負担が重いと考えているので、できる限り処分してしまいます。

答えになってますでしょうか。

ではでは。

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