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ファイルの一時的な保存場所を作っておく、という方法

2009年10月16日
いつも独自の視点で私たちを楽しませてくれる「企業法務について」のkataさんのデスクトップにテンポラリフォルダを作るという記事に便乗して、私のデータ管理方法をご紹介したいと思います。

書類を作成したり受け取ったりすることが多いと、デスクトップ上にアイコンが並んでしまうことがあります。
例えば私の会社の、後ろの席のヒトのデスクトップは、もはやアイコンというよりも壁紙と呼ぶべきほどにアイコンが画面上にキレイに整列していて、「アイコンがデスクトップ上に収まらないと、画面がスクロールする機能がWindowsにはある」ということを発見した御仁でもあります。

そこまでいかなくても、ファイルは意図的に整理していかないと、あっという間に収集がつかない状態になってしまうし、そうすると確実に仕事の効率が落ちてしまいます。

そこでkataさんが紹介されているのが、以下の方法です。


・ デスクトップにtempフォルダを作る
・ 改めて保存する必要の無いファイルやフォルダは、すべてtempフォルダに作成/保存する
・ tempフォルダの中身がたまってきたら、何も考えずに削除して整理する



私もこれに似たようなことをしているので、デスクトップ上はいつもゴミ箱といくつかのショートカットしか存在しない、非常にすっきりした状態を保っています。

私の方法としては、まず「絶対に消えては困る」というような性質のファイルについては、サーバー上の共有フォルダ「法務」(もちろんアクセス制限がついています)に、仕事の種類ごとに割と細かく階層を設定して保存します。
おそらくこれは皆さん同じではないかと。

そしてデスクトップ上には、「1ヶ月保存フォルダ」という名のフォルダを置いています。
この「1ヶ月保存フォルダ」は基本的に、ある日PCが壊れてデータが消失しても泣かないで済むようなファイルしか保存しません。
つまりは、kataさん同様、「何も考えずに削除できる」ものを入れておくのです。

「だったら初めから削除しちゃえよ!」

という向きもあるかと思いますが、そこはそれ。
例えば、上司に必要な部分の穴埋めを求められたExcelだとか、顧客へ書類を送ったときの送付状だとか、稀に「もう一度見る」必要が生じる書類というものもあるわけです。
しかしだからといって、後生大事にしまっておくほどのものでもないもの。
そのようなファイルは1ヶ月を目処にバンバン削除してしまいます。


デスクトップが散らかっていると、添付ファイルを間違ってしまったりという事故にもつながりますので、
深く考えずにファイルの保存場所を決めることができる仕組みを作っておくことが重要なのではないかと思っています。



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